Kehonhuolto Mikko Rauhala, omavalvontasuunnitelma

1 OMAVALVONTASUUNNITELMA

Omavalvonnan tavoitteina ovat palvelun asianmukaisuuden ja laadun varmistaminen, asiakasturvallisuuden takaaminen sekä lainmukaisuuden varmistaminen.

1.1 Palveluntuottajan ja palveluyksikön perustiedot

Yrityksen ja palveluyksikön nimi: Kehonhuolto Mikko Rauhala

Y-tunnus: 1808991-2

Yrityksen ja palveluyksikön käyntiosoite: Seuralantie 11, 60220 Seinäjoki.

1.2 Palvelut, toiminta-ajatus ja toimintaperiaatteet

Kehonhuolto Mikko Rauhala tarjoaa palveluyksikössään klassista hierontaa suoraan yksityisasiakkaille. Yksikön toiminta-ajatuksena on tarjota laadukkaita ja asiakaslähtöisiä palveluja, jotka tukevat asiakkaiden hyvinvointia, jaksamista ja terveyttä. Palveluja tarjotaan palveluyksikön vastaanotoilla Etelä-Pohjanmaan ja Pirkanmaan hyvinvointialueella. Seinäjoen ja Ilmajoen alueella hierontapalveluja tarjotaan myös kotikäynteinä asiakkaiden omassa ympäristössään.

Vuosittainen asiakasmäärä n. 200-350 vuodessa.

Palveluyksikön vastuuhenkilö: Mikko Rauhala, 045 7838 4986, mikko@kehonhuoltomikkorauhala.fi

1.3 Palveluiden laatu

Laadunvalvontaa toteutetaan seuraamalla asiakaspalautteita ja tekemällä niiden perusteella kehittäviä toimenpiteitä. Hoitojen vaikuttavuutta seurataan asianmukaisilla testeillä ja potilasta kuunnellen. Laadunvalvontaa tehdään jatkuvasti.

Yrittäjä on koulutettu terveydenhuollon ammattilainen ja toimii palveluyksikössä yksin itsenäisenä ammatinharjoittajana. Yrittäjä käy vuosittain täydennyskoulutuksissa ylläpitäen omaa osaamistaan. Potilasturvallisuus varmistetaan käyttämällä ammattikäyttöön tarkoitettua välineistöä ja käyttämällä niitä vain siihen suunniteltuihin tarkoituksiin, huolehtimalla päivittäisestä tilojen hygieniasta, asettamalla laitteet käyttökieltoon, jos ne vioittuvat ja voisivat aiheuttaa vaaraa, sekä huolehtimalla kohdan 1.9 mukaisista tarkastustoimenpiteistä.

Näistä vastaa palveluyksikön vastuuhenkilö.

1.4 Asiakkaan ja potilaan asema ja oikeudet

Asiakkaiden ja potilaiden pääsy palveluihin varmistetaan tarjoamalla selkeät yhteystiedot ja aukioloajat yrityksen verkkosivuilla. Ajanvaraus voidaan tehdä sähköisen ajanvarausjärjestelmän kautta ympäri vuorokauden tai puhelimitse yrityksen aukioloaikana. Verkkosivusto sisältää yksityiskohtaiset tiedot yrityksen tarjoamista palveluista.

Hoitokertomukset tallennetaan Kanta-järjestelmään viiden päivän kuluessa käynnistä. Asiakkaalla ja potilaalla on mahdollisuus vaikuttaa hoitosuunnitelmaan, saada lisätietoa tehtävistä hoitotoimenpiteistä ja esittää toiveita. Kaikki hoitotoimenpiteet tehdään asiakkaan suostumuksella. Hoitokertomukset kirjataan asianmukaisesti Kanta-järjestelmään, mikä takaa tietojen saatavuuden, jatkuvuuden ja turvallisuuden.

Jos potilas kokee tulleensa väärin hoidetuksi tai kohdelluksi, hänen tulee olla yhteydessä yksikön potilasasiavastaavaan, joka on palveluyksikön vastuuhenkilö.

1.5 Muistutusten käsittely

Asiakkaiden ja potilaiden reklamaatiot käsitellään viivytyksettä, kuitenkin kahden viikon kuluessa. Näiden käsittelystä vastaa palveluyksikön vastuuhenkilö.

1.6 Henkilöstö

Yrittäjä toimii palveluyksikössä yksin itsenäisenä ammatinharjoittajana. Yrittäjä on Valviran Julkiterhikkiin rekisteröity koulutettu hieroja. Yrittäjä kouluttautuu vähintään kerran vuodessa jatkokoulutuksissa.

Yrittäjällä on voimassa oleva hätäensiapukoulutus. Yrittäjällä on tiedossaan sammutuslaitteiden, sähköpääkeskuksen, yksikön vesisulun sijainnit sekä pää- ja varapoistumistiet.

Potilastietojärjestelmän käyttö tapahtuu tietoturvan, lakien ja asetusten mukaisesti henkilökohtaista sote-ammattikorttia käyttäen. Jokaiselle potilaalle tehdään henkilökohtainen hoitosuunnitelma ja käyntikirjaukset, jotka kirjataan asianmukaisesti Kanta-järjestelmään käyttäen Ajas-potilastietojärjestelmää. Yrittäjä on kouluttautunut järjestelmän käyttöön ja potilaskirjaamisen käytäntöihin.

1.7 Asiakas- ja potilastyöhön osallistuvan henkilöstön riittävyyden seuranta

Yrittäjä tekee asiakas- ja potilastyötä yksin ajanvarauksen perusteella. Aikoja tarjotaan viimeistään neljän viikon päähän ajanvaraushetkestä, pois lukien sairauslomasta johtuvat poikkeustilanteet.

1.8 Monialainen yhteistyö ja palvelun koordinointi

Yhteistyö asiakkaan ja potilaan kanssa tapahtuu pääsääntöisesti puhelimitse ja sähköpostitse. Potilastiedot kirjataan Kanta-järjestelmään, josta tiedot ovat saatavilla muille terveydenhuollon yksiköille sekä potilaalle itselleen. Palveluyksikkö ei lähetä potilastietoja sähköpostitse.

1.9 Toimitilat- ja välineet

Seinäjoen palvelupisteessä on 20m²:n hoitotila, jossa on sähköinen hoitopöytä, hoitotilan vieressä on erilliset asiakkaiden ja henkilökunnan WC-tilat. Hoitotilan välittömässä läheisyydessä on henkilökunnan keittiö, josta löytyy myös vesipiste.

Yhteinen odotustila on asiakkaiden käytössä.

Rakennuksessa hissi, jota asiakkaat pääsääntöisesti käyttävät, sekä 3 portaikkoa.

Urjalan palvelupisteessä on 20m²:n hoitotila, jossa on sähköinen hoitopöytä, parturikampaamon puolella on asiakkaille ja henkilökunnalle yhteinen WC-tila. Hoitohuoneen vieressä on henkilökunnan keittiö, jossa vesipiste.

Asiakastiloihin on mahdollisuus kulkea pyörätuolilla, WC-tilaa lukuun ottamatta. Hoitotiloissa on sähköiset hoitopöydät sekä yksittäisiä harjoitteluvälineitä, esim. vastuskuminauhoja. Seinäjoen palvelupisteessä on käytössä lämpökattila lämpösavipakkausten lämmittämiseen.

Sähköisten laitteiden kunto tulee tarkastaa silmämääräisesti päivittäin ja asettaa ne vioittuessaan käyttökieltoon korjaukseen saakka. Hoitopöydässä on puristumisriski, joten sen normaalia käytön ohjeita on noudatettava.

Vuokranantajat vastaavat ensisammutusvälineiden tarkastuksista ja saatavuudesta sekä poistumisteiden kunnosta. Yrittäjä välittää tietoa vuokranantajalle, mikäli havaitsee puutteita esisammutusvälineissä tai poistumisteissä. Yrittäjä tarkistaa ja huolehtii päivittäin työvälineidensä kunnosta, työtilojen siisteydestä ja hygieenisyydestä sekä poistumisteiden esteettömyydestä.

1.10 Tietojärjestelmät ja teknologian käyttö

Palveluyksikössä potilastietoja käsitellään ja ne kirjataan Ajas-järjestelmän kautta Kanta-järjestelmään. Ajas on A1-luokan potilaskirjausjärjestelmä. Kirjauksiin vaaditaan vahva tunnistautuminen.

Asiakastietolain mukainen tietoturvasuunnitelma on laadittu 1.6.2024, ja siitä vastaa palveluyksikön vastuuhenkilö.

1.11 Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja

Asiakkaan perustietoja käsitellään ajanvarausjärjestelmässä. Ajanvarausjärjestelmässä ei saa käsitellä potilastietoja. Potilastiedot kirjataan Kanta-järjestelmään ja niiden kirjaamiseen sekä tarkasteluun vaaditaan sote-ammattikortti ja henkilökohtainen salasana.

1.12 Säännöllisesti kerättävän ja muun palautteen huomioiminen

Palautetta ja potilaiden kertomia korjauskohteita kerätään säännöllisesti hoitojen yhteydessä, etenkin hoitojen vaikuttavuutta seurataan hoitokerroittain. Tarpeen mukaan tehdään korjaavia toimenpiteitä.

1.13 Toimeenpano

Omavalvontasuunnitelman päivittäisestä toimeenpanosta vastaa palveluyksikön vastuuhenkilö.

1.14 Julkaiseminen, toteutumisen seuranta ja päivittäminen

Omavalvontasuunnitelma on julkaistu yrityksen verkkosivuilla osoitteessa www.kehonhuoltomikkorauhala.fi/kehonhuolto-mikko-rauhala-omavalvontasuunnitelma

Jos omavalvontasuunnitelmassa havaitaan puutteita, tulee ne korjata kahden viikon kuluessa virheiden havaitsemisesta.

Omavalvontasuunnitelma tarkistettu 9.6.2024. Laatinut ja tarkistanut Mikko Rauhala, Kehonhuolto Mikko Rauhala.

3 TIETOSUOJASELOSTE (REKISTERISELOSTE)

Henkilötietolain 10§ mukainen rekisteriseloste Kehonhuolto Mikko Rauhalan ajanvaraus- ja asiakastietojärjestelmälle sekä tietosuoja-asetuksen mukainen informointi tiedon tallentamisesta.

3.1 Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä: Kehonhuolto Mikko Rauhala

Y-tunnus: 1808991-2

Osoite: Seuralantie 11, 60220 Seinäjoki

Sähköpostiosoite: mikko@kehonhuoltomikkorauhala.fi

3.2 Rekisteriasioita hoitavat henkilöt

Rekisterin yhteyshenkilö: Mikko Rauhala, sähköposti: mikko@kehonhuoltomikkorauhala.fi, puh. 045 78384986

3.3 Rekisterin nimi

Kehonhuolto Mikko Rauhalan asiakastietojen, laskutuksen ja ajanvarausten rekisteri

3.4 Rekisterin käyttötarkoitus ja tietolähteet

Rekisterin käyttötarkoitus on asiakassuhteen parantaminen, ajanvarausten mahdollistaminen ja laskutustietojen ylläpito.

Tietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään. Tiedot tallennetaan ajanvarauksen yhteydessä.

Kerättäviä henkilötietoja käytetään rekisterinpitäjän ja asiakkaan asiakassuhteiden ylläpitoon, laskutukseen, sekä palvelun edellyttämien yhteydenottojen ja viestien mahdollistamiseen. Järjestelmään tallennetaan myös hoitosuhteen kannalta asiakkaan tallennettavaksi hyväksymät tiedot. Hoitotietojen osalta ne tiedot viedään viranomaisten ylläpitämään Kanta-arkistoon, jotka laki edellyttää vietäväksi.

Tietoja ei luovuteta kolmansien osapuolien käyttöön.

3.5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin talletetaan tai voidaan tallettaa seuraavat tiedot: nimi, sähköpostiosoite (mahdollisesti), osoite, puhelinnumero, henkilötunnus, viimeisin sisäänkirjautuminen (jos kirjautuminen ajanvaraukseen käytössä), tiedot siitä kuka asiakastietoja on katsellut ja muokannut, tehdyt varaukset, asiakaskäynnit, maksut ja tieto siitä kuka niitä on katsellut tai muokannut.

3.6 Tietojen luovuttaminen säännönmukaisesti ja siirretäänkö tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille eikä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

3.7 Tietojen säilytys

Tietoja säilytetään asiakassuhteen jatkumisen ajan tai niin pitkään, kun laki sitä edellyttää. Tietojen säilytyksessä on huomioitu sitä koskevat lait, asetukset ja direktiivit.

Tiedot voidaan vaatia poistettavaksi mikäli laki sen sallii ja asiakas niin pyytää.

3.8 Tietojen suojauksen periaatteita

Rekisterinpitäjän käyttämä palvelimen ylläpitäjä ja GDPR-asetuksen mukainen tiedon käsittelijä on Ajas Oy.

Ajas on A1 luokan potilastietojärjestelmäksi sertifioitu. Sertifiointiprosessissa on varmennettu tietoturvakäytännöt ulkoisen auditointitalon toimesta.

Rekisteritiedon käsittelyyn käytettävä verkkopalvelu on suojattu salasanoin ja palvelin sekä muut palvelimet ovat suojattuja palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin. Salasanoja ei tallennetta palvelimelle selkokielisenä vaan ne säilytetään suolattuina ja kryptattuina “salt” kulloinkin turvallisena pidettynä menetelmää käyttäen. Palvelin sijaitsee lukitussa ja vartioidussa tilassa Upcloud Oy:n palvelinsalissa Helsingissä. Tietojen säilyvyys on varmistettu automaattisten varmuuskopioiden avulla.

Ajas Oy:n henkilöstö on vaitiolovelvollinen ja jokainen on allekirjoittanut salassapitosopimukset, jossa sitoutuvat olemaan paljastamatta mitään asiakastietoihin liittyvää tietoa.

Jos käyttämiimme järjestelmiin murtaudutaan niin, että se vaikuttaa sinuun, saamme siitä tiedon ja ilmoitamme siitä mahdollisimman nopeasti ja kerromme myöhemmin mitä vastatoimenpiteitä me teimme. Asiakkaan on pidettävä oma käyttäjätunnus ja salasana salassa kolmansilta osapuolilta, mikäli asiakkaalla on sellaiset.

3.9 Tarkastus- ja kielto-oikeus

Asiakkaalla on oikeus saada tarkistaa itseään koskevat tiedot, oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua, oikeus kieltää antamiensa tietojen käytön suoramarkkinointi- tms. tarkoitukseen sekä muutoinkin turvautua henkilötietolaissa ja EU-direktiivissä turvattuihin oikeuksiinsa, ellei laissa muuten määrätä.

Pyynnöt on osoitettava kohdassa 2 määritellylle rekisterin yhteyshenkilölle. Kaikkien tallennettujen tietojen lista voidaan pyytää korkeintaan 2 kertaa vuodessa.

3.10 Evästeet ajanvarausjärjestelmän käyttäjille

Käytämme sivuillamme ja ajanvarausjärjestelmässä ns. cookie -toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän selaimelle talletettava ja siellä säilytettävä merkintä, joka mahdollistaa sen, että käyttäjälle voidaan luoda turvallinen istunto (sessio), jonka ajan järjestelmä tietää kyseessä olevan saman käyttäjän. Ilman evästeitä ajanvarauspalveluun kirjautuminen ei onnistu. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Mikäli ajanvarausjärjestelmässä vieraileva käyttäjä ei halua sallia evästeitä, se on mahdollista, mutta tällöin palveluiden sujuvaa toimintaa ei voida taata, sillä evästeet ovat tarpeellisia ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.

3.11 IP-tiedot

Rekisterinpitäjän käyttämässä Ajas-ajanvarausjärjestelmässä vierailevien käyttäjien IP-osoitteet tallentuvat niille varattuun lokiin. Lokia käytetään mahdollisiin virheselvityksiin sekä tietoturvan ylläpitoon. Lokiin on pääsy rekisterinpitoon käytettävän Ajas-järjestelmän henkilöstöstä ennalta määrätyillä henkilöillä.

3.12 Lainsäädäntö

Rekisterinpitäjä noudattaa asiakastietojen säilytyksessä henkilötiedon käsittelyä koskevaa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta sekä Suomen tietosuojalakia.